De camino, cerrando ventas y abriéndose a nuevos mercados. La vida de los empleados más destacados de una empresa puede ser un viaje emocionante, un viaje lleno de visitas a salas de reuniones, apretones de manos y objetivos cumplidos… Hasta que llegan los informes de gastos. Lidiar con montones de recibos arrugados no es una tarea agradable, y menos para el personal de oficina. Personal muy presionado por el tiempo y para los que cada minuto dedicado a transcribir tickets manchados de café es un minuto perdido que podría haberse invertido en nuevas oportunidades de negocio. 

Multipliquemos ese proceso por cientos o miles de empleados. Esto, en pocas palabras, es el intenso dolor de cabeza al que se enfrentan los controllers financieros, así como sus equipos, cada mes.

En todas las oficinas del mundo, los equipos de finanzas, a menudo estresados por los límites de tiempo, trabajan hasta altas horas de la noche analizando interminables informes. Informes en los que, además, un solo error puede generar el bloqueo de todo el proceso causando posibles desviaciones en los tiempos y, por ende, en los presupuestos.

Muchas organizaciones, con el fin de agilizar los procesos y solventar los problemas con formatos más ágiles, han reemplazado los informes de gastos manuales y las bases de datos internas, con aplicaciones informáticas que, de una forma más sencilla, registran todos los gastos. Esto facilita a los empleados ingresar todos los costes que contemplan sus recibos en papel pero, para los equipos financieros, asediados por el tiempo y una enorme cuantía de documentos que gestionar, esto realmente no ha cambiado nada. El diluvio de informes de gastos de fin de mes o la tarea de verificar y revisar todo de forma cruzada sigue siendo un trabajo tortuoso.

Sin embargo, las apps de gestión de gastos mediante líneas de gastos (line-by-line) son muy diferentes. Con ellas, estos procesos a los que hacíamos mención en el párrafo anterior, se reducen, y con ellos, el tiempo dedicado a procesar y analizar gastos. Dichas herramientas brindan información en tiempo real a los gestores, con el fin de ayudar a administrar más eficientemente los pagos y las cuentas. Una herramienta que, en manos de los controladores financieros con tiempos muy acotados, podría ser transformadora para el correcto desempeño de sus tareas.

Rompiendo el cuello de botella

Entonces, ante lo que hemos visto en el apartado anterior, ¿cuántas horas facturables por año podrían perder las empresas procesando gastos y revisando informes? Después de todo, un informe de gastos debe ser elaborado por el empleado, verificado por su supervisor, así como, en última instancia, procesado por el departamento de finanzas. Según un estudio publicado por la Global Business Travel Association (GBTA), se pierden, aproximadamente, 20 minutos en procesar cada informe de gastos en las empresas. 20 minutos a los que debemos sumar un extra de 18 minutos adicionales si se produce algún error y se precisa de una segunda revisión para contrastar. Revisiones que, aunque no lo creamos, suelen ser muy comunes, pues se estima que alrededor de uno de cada cinco informes de gastos (1/5) debe revisarse nuevamente cada mes.

Para poner un ejemplo real, Innogy Consulting, un negocio de consultoría con sede en Alemania, pasaba 27 horas al mes trabajando en informes de gastos antes de que la compañía cambiara el formato y comenzase a trabajar con la aplicación de gastos line-by-line de Rydoo.

Deloitte Bélgica, desde 2015, es otro ejemplo de usuario de la aplicación de gastos line-by-line de Rydoo, habiendo dejado de lado el sistema tradicional para poder agilizar los procesos. Su directora financiera, Cindy Peeters, se sinceró sobre las dificultades de procesar todos los informes de gastos a fin de mes cuando se gestiona un equipo de más de 3.000 empleados. Independientemente del aumento en la carga de trabajo, el equipo financiero de Deloitte tenía que procesar todos los datos e informes lo más rápido posible, con el fin de que el gasto pudiera verificarse y devolverse al empleado en la mayor brevedad, así como incluir esos costes en las facturas de los clientes y en los estados de cuenta de la compañía.

Este problema desaparece cuando el departamento financiero puede recibir un ticket escaneado con toda la información necesaria en materia de costes, y en tiempo real. El empleado puede incluso escanear la factura nada más salir del restaurante, y así, el propio departamento recibirlo inmediatamente en las oficinas, y no de forma acumulada, como sí ocurría con la metodología tradicional. Cuando los gastos se manejan line-by-line, pueden enviarse de forma inmediata, asignándose rápidamente al empleado correspondiente, al cliente y al proyecto correcto.

Si eres el controller financiero de tu empresa, esta aplicación te libera de ese tiempo que tanto necesitas a fin de mes y te ves obligado a destinar a todo este tipo de tareas. Otro de los beneficios más importantes de las aplicaciones de gastos line-by-line, en contraste con otras aplicaciones más tradicionales, es que tú, en todo momento, controlas tu carga de trabajo y adaptas los tiempos como quieras, pudiendo priorizar automáticamente aquellos trabajos más importantes. La propia aplicación se adapta a los empleados de la compañía que están en constante desplazamiento, pero no implica que el propio controller financiero tenga que estar pendiente en todo momento.

Mantenerse al día es mantener el control

Hasta que se revisan todos los informes al final de mes, los propios controllers, así como los responsables en las empresas, no saben lo que realmente contienen esos informes de gastos: lo que se debe a cada empleado, lo que debe incluirse en las facturas de los clientes y los gastos que la empresa debe cubrir. Una tarea que, en ocasiones, puede llegar a demorarse hasta dos meses, en los que se corre el riesgo de generar descontento en el empleado, así como en los clientes. Y es que, al ver que se demora el cobro de sus recibos por las tareas de gestión, éstos podrían empezar a preguntarse por qué no se les han reembolsado sus gastos todavía. Un descontento que, en el caso de los clientes, podría derivar en que llegasen a exigir el porqué de que sus facturas lleguen de forma tardía e inexacta. Por último, nos encontramos también con la dificultad para comprobar rigurosamente que esos informes de gastos no contienen información falsa; un trabajo para el que se requiere de una gran cantidad de comprobaciones, retrasando con ello el proceso de pago y gestión de costes.

Cuando puedes ver los gastos en tiempo real, también puedes hacer un seguimiento de las cuentas y proyectos de todos tus clientes, creando informes separados y señalando cuándo los proyectos pueden estar a punto de sobrepasar el presupuesto preacordado y asignado para tal. Con la existencia de un botón para seleccionar el país en el que se ha hecho un determinado gasto, la gestión line-by-line de Rydoo también calcula el tipo de IVA correcto, dependiendo del país de origen y atendiendo a la fiscalidad del mismo, la propia categoría del gasto y así como la naturaleza de la empresa del empleado.Esto proporciona una imagen más precisa de los gastos incurridos y hace que la recuperación de este impuesto sea mucho más fácil. Si a esto le sumamos el servicio de recuperación del IVA de los tickets que ofrece 60dias gracias a su colaboración con Rydoo, no dejarás de deducir ni un solo ticket.

Una mano de obra productiva

Existe una gran verdad en el viejo dicho de que los trabajadores felices son trabajadores más productivos. Los empleados que cumplen de forma reiterada con la tediosa tarea de estar rellenando informes de gastos en todo momento, rara vez son trabajadores contentos y productivos: a menudo tienen que estar guardando recibos, rellenando minuciosamente todos los detalles de cada transacción en una base de datos interna o en una aplicación de informes de gastos, así como soportando la larga espera que se requiera para que se efectúe la aprobación y el reembolso.

Un simple renglón para rellenar y una foto del recibo en la misma aplicación -todo ello con el propio teléfono móvil- da a los empleados una mayor y muy importante sensación de control y agilidad. Al poder remitir de forma inmediata los gastos, la empresa puede gestionarlos de forma simultánea y agilizar el reembolso, sin tener que esperar a una aprobación general que, por cuestiones de mayor carga de trabajo con los informes mensuales, se veía frenada, así como en ocasiones, paralizada por descuadres. Una mayor eficiencia que no solo mejora la gestión en la empresa, sino que hace que los trabajadores sean más felices y, lo que es crucial, más productivos.

Cindy Peeters, Directora Financiera de Deloitte Bélgica, señaló que, con la desaparición de los informes de gastos a final de mes y la sustitución por los informes intuitivos line-by-line, los empleados están más interesados en la política de gastos de la empresa. Ahora se ven empujados a considerar si sus gastos pueden ser reclamados, por lo que se interesan en conocer las reglas. Para el departamento financiero significa menos reclamaciones de gastos que contienen errores, así como menos reclamaciones que, por cuestiones de las reglas de la compañía, no puedan ser reembolsadas.

Una investigación de empresas a nivel global, realizada por The Aberdeen Group respalda el argumento de Cindy; las empresas buscan principalmente agilizar y mantener actualizados sus procesos de gestión de gastos, mejorando con ello la visibilidad del gasto y el cumplimiento de las normas por parte de los empleados, seguido de cerca por un mayor control, una gran reducción de los costes y la propia eliminación de los tortuosos procesos manuales.

informes de gastos

El camino hacia los informes digitales

En el pasado, cuando no existían los soportes digitales, todos los recibos tenían que ser guardados y archivados para poder justificar posteriormente los gastos. Sin embargo, hoy en día, esto ha cambiado, ya que muchas jurisdicciones aceptan una copia digital como formato válido para justificar un gasto. Un factor tan determinante para agilizar los procesos que, en el caso de Innogy Consulting, decantó su apuesta por Rydoo. Incluso trabajaron con su auditor interno para definir y documentar sus procesos de acuerdo con la normativa contable alemana y la autoridad fiscal local. Tan pronto como el empleado haya enviado su copia digital, los recibos pueden desecharse.

Pero, ¿cómo funciona? ¿Cómo se pueden hacer y registrar las solicitudes de reembolsos sin guardar los recibos? Esto es posible gracias al reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el cual puede reconocer números y letras, convirtiendo diferentes tipos de documentos en papel, PDF o imágenes de forma inmediata. El algoritmo de reconocimiento capturará todos los caracteres sin la necesidad de que el empleado los introduzca manualmente, reduciendo significativamente las propias comprobaciones cruzadas y los errores que tienden a retrasar los procesos. Y lo que es más importante, se pueden buscar las fechas, el precio y el proveedor de cada recibo y en todo momento. Como controller financiero, puedes realizar una búsqueda rápida y, en cuestión de segundos, crear nuevos informes de gastos más completos y basados en empleados, clientes y proyectos determinados.

Recupera tu tiempo y tus recursos

En Rydoo, nuestro objetivo es proporcionar una aplicación de gestión de gastos line-by-line, fácil de usar y que permita a los controllers financieros elegir cuándo aprueban los gastos, a la vez que proporcionar un mayor nivel de visibilidad, control y supervisión.

Los gastos que pueden ser presentados y aprobados en tiempo real dan a los controllers financieros una mejor idea de en qué están gastando sus empleados, así como sus clientes. Además, el departamento financiero puede crear y actualizar informes de gastos aprobados para estar al tanto, en todo momento, de aquellos proyectos y clientes más importantes. Al ofrecer un control line-by-line del proceso de gastos, Rydoo pretende que esos odiados informes de gastos, así como las largas noches en la oficina que implicaba el realizarlos y darles seguimiento, sean cosa del pasado.

Imagen cortesía de stevepb en Pixabay.