Los gastos de representación son aquellos en los que incurre la empresa para la gestión de su imagen y presentación comercial. Se trata, por ejemplo, de una comida de empresa, una visita a un cliente potencial o la inscripción a unas jornadas divulgativas.

El problema asociado a los gastos de representación tiene que ver con su deducción. Algunas de estas operaciones resultan deducibles, mientras que otras no. Y cuando la empresa es activa a nivel comercial, pueden suponer una importante partida en su contabilidad.

Qué se considera gasto de representación

Este concepto engloba las inversiones mediante las que la empresa envía a un representante para promocionar su firma, o bien para consolidar su imagen en el sector, ante un público determinado o frente a un cliente concreto. Por tanto, se trata de un gasto del que la sociedad espera obtener réditos comerciales.

Son ejemplos frecuentes de gastos de representación:

– Inscripciones en congresos, jornadas o ferias.

– Invitaciones a comidas, cenas o pernoctas en hoteles.

– Regalos y detalles de la empresa.

Cuándo se puede deducir un gasto de representación

La AEAT viene exigiendo que se den dos requisitos principales para desgravar estos gastos. Se trata de:

– Requisitos formales, relacionados con el justificante del pago.

– Y requisitos empresariales, relacionados con la contabilidad de la sociedad.

En caso de reunir estas condiciones, la sociedad podrá deducir un 1 % sobre su cifra de negocios del período impositivo. Los autónomos podrán registrar estas operaciones como servicios exteriores o incluirlas en el 5 % de gastos de difícil justificación si emplean el régimen de estimación directa simplificada.

Pero no hay que confundir los gastos de representación con otros conceptos. Por ejemplo, no tienen tal consideración los pagos de dietas o manutención. Además, la cuantía del gasto puede venir limitada por leyes o por normativa interna de la compañía, pues la liberalidad no es desgravable.

Los requisitos formales para deducir gastos de representación

Como es razonable, la deducción de los gastos de representación requiere que se adquiera y conserve el debido justificante, que incluirá:

– Número y serie.

– Fecha de expedición.

– Identificación del emisor y el destinatario, incluyendo el NIF y domicilio.

– Descripción de las operaciones.

– Tipos impositivos aplicados.

– Cuota tributaria resultante.

El hecho de tener que obtener esta justificación determina que este tipo de gastos solo podrán hacerse en determinados establecimientos. Así, no sería deducible una cena en el hogar particular del socio mayoritario de una compañía. Operación que sí podrá deducirse cuando se realice en un hotel o restaurante.

Los requisitos empresariales para deducir gastos de representación

Los gastos de representación deben contabilizarse en la cuenta de pérdidas y ganancias. Por ello deben quedar encuadrados en la cuenta 627 según el Plan General de Contabilidad, que es el destinado a publicidad, propaganda y relaciones públicas.

También es recomendable acompañar la operación de una justificación empresarial como la firma de un contrato o la entrega de documentación precontractual.

La cantidad de requisitos que se tienen que cumplir para desgravar los gastos de representación hace que muchas veces no sean reclamados. Por eso existen compañías dedicadas a la gestión de estos asuntos, facilitando la deducción del IVA, del IS y del IRPF.