Muchas empresas y autónomos cometen errores al gestionar sus gastos de representación. Aunque en ocasiones se dé poca importancia a estas inversiones, al final del año pueden suponer un importe más que considerable. Por eso es fundamental detectar y evitar este tipo de errores.

Los errores comunes al gestionar gastos de representación

La gestión de estos gastos, especialmente cuando uno es autónomo o lleva una pyme, puede resultar engorrosa. Por eso muchas veces se les da poca importancia. Esto termina haciendo que el profesional no se desgrave la cantidad a la que tiene derecho, o que compute como representación gastos que realmente no lo son.

Actualmente existen servicios que permiten una gestión más eficiente de este tipo de inversiones. Recurrir a ellos es una buena forma de evitar algunos de los errores analizados.

La confusión de partidas

El desconocimiento sobre qué gasto puede imputarse a representación puede llevar a la confusión de partidas. Declarar un gasto que no tiene esta naturaleza como si la tuviera puede conllevar problemas fiscales para la empresa.

Por eso es fundamental recordar siempre que se entiende por representación aquél gasto vinculado a relaciones públicas y comerciales.

Los gastos de viaje y otros suplidos

Por lo antedicho, los gastos de viaje no son de representación. Tampoco lo son las dietas, de modo que se debe imputar cada uno de estos dispendios a su cuenta particular. Gracias a ello se conseguirá una contabilidad más ordenada, al tiempo que se evitan problemas fiscales y se obtiene un ahorro tributario.

La justificación del gasto

Por supuesto, el gasto empresarial debe justificarse adecuadamente. Esto supone emplear facturas, que deben reunir todos los requisitos establecidos en la normativa tributaria. Seguir las normas de facturación no solo es una buena práctica, sino que en general es una obligación fiscal.

La falta de sistematización

Las dudas acerca de la cuenta a la que debe imputarse cada gasto suelen derivar en una falta de sistematización. Y, como es sabido, la falta de sistematización deriva en errores de gestión. De modo que todo empresario o profesional debería desarrollar su propio sistema administrativo para controlar y declarar sus gastos. En su caso, puede recurrirse a servicios de empresas que se dediquen específicamente a estas tareas.

Cómo evitar estos errores

En definitiva, los errores comunes en la gestión de dispendios de representación pueden resumirse en:

– Desconocimiento de la normativa fiscal.

– Falta de métodos de gestión.

Así, queda patente que lo mejor para evitar estos errores frecuentes es implantar sistemas para gestionar el presupuesto de representación.

Algunas plataformas se dedican precisamente a estas tareas. Su funcionamiento es relativamente sencillo, y bastante intuitivo:

– En primer lugar, digitalizan los recibos y tickets.

– Obtenido el archivo digital se puede almacenar en cualquier ERP, lo que mejora la capacidad de gestión y control.

– En el caso de que el documento contable no sea una factura sino un ticket, la empresa consigue una factura equivalente.

– Por último se recupera el IVA soportado mediante la correspondiente declaración.

En definitiva, este innovador servicio es ideal para pymes, autónomos, startups y otras compañías que quieren controlar y desgravar gastos de representación pero no saben cómo gestionarlos. ¿Por qué no probarlos?