AUTOMATISCHE BUCHHALTUNG

von Lieferantenrechnungen

KONZEPT AUTOMATISCHE BUCHHALTUNG

60dias verfügt über ein Buchungssystem, mit dessen Hilfe die Rechnungen digitalisiert und verarbeitet werden und somit der menschliche Eingriff minimiert wird. So können Dateien erstellt werden, die ganz automatisch in das Buchhaltungsmoduls Ihres ERP eingebunden werden. Sowohl die Kosten als auch die mit dem Prozess der traditionellen Verbuchung verbundenen Fehler können so bedeutend reduziert werden.

DER PROZESS DER AUTOMATISCHEN BUCHUNG

Die Fasen des Prozesses sind die Folgenden:
  1.  Digitalisierung der Rechnungen: Maschinen mit hohem Durchsatz, die eine Verarbeitung von Dokumenten in jeglichen Formaten und Papiergrößen möglich macht.
  2. Datenextraktion: Mithilfe einer OCR-Software in Verbindung mit VRS-, Cropping- und Rotationsfunktionen sowie Filtern zur Bildverarbeitung werden die in den Rechnungen enthaltenen Daten digitalisiert. Keine OCR-Software ist garantiert fehlerfrei, auch wenn Muster- und Modellsysteme Anwendung finden. Aus diesem Grunde wird dieser Prozess bei 60dias von unseren Mitarbeitern begleitet, die ggf. die Daten der Rechnung validieren, korrigieren oder manuell eingeben. Sämtliche bei 60días digitalisierten Dokumente durchlaufen einen doppelten Validierungsprozess, um die Datenintegrität sicherzustellen.
  3. Generierung von EDV-Dateien: Es werden Dateien mit den Daten der jeweiligen Rechnungen erstellt, die in der vom Kunden festgelegten Datenbank gespeichert und dann automatisch in das Buchhaltungsmodul Ihres ERP eingespeist werden. Die mit den Rechnungen in Verbindung stehenden Bilder und Daten können mit einer Digitalisierungssoftware legalisiert werden, die eine gleichzeitige Zertifizierung und elektronische Unterzeichnung gemäß den Kriterien der EU-Rechnungshof-Verordnung (EHA/962/2007) vorsieht. Das zieht die endgültige Abschaffung von Papierdokumenten nach sich.
  4. Visualisierung: Sowohl Bilder als auch dazugehörige Daten werden in einer Datenbank gespeichert und werden dem Kunden zusammen mit einer Applikation zur Verfügung gestellt, welche, unter Berücksichtigung strengster Sicherheitsstandards, die Funktionen innerhalb der Organisation aufzeigt und die Visualisierung und Erstellung von Berichten zur Abfrage bestimmter Daten ermöglicht.

DIE VORTEILE DER AUTOMATISCHEN BUCHUNG

Dieses System birgt im Vergleich zum traditionellen Buchungssystem eine Reihe von Vorteilen:
  1. Praktisch fehlerfreie Wiederherstellung von Daten auf Rechnungen und Belegen durch eine Kombination aus Texterkennung (OCR-Software) und Validierung durch einen Mitarbeiter. Jede Rechnung unterzieht sich einem zweifachen Validierungsverfahren.
  2. Erhalt digitaler Originalabschriften der Rechnungen mit Zertifizierung und digital Unterschrift, wodurch Papier und Zeit direkt (Platz für die Archivierung, Ordner, Hefter, Karteien, …) und indirekt eingespart werden (Zeit für die Suche, rechtliche Risiken, etc.).
  3.  Übergabe der Rechnungen in Anzeige- (PDF) und Organisationsformaten zur leichteren Visualisierung durch die unterschiedlichen Abteilungen auf Kundenseite Zeitersparnis bei der Abfrage von Informationen in Verbindung mit Rechnungen.
  4.  Applikation, die eine Erstellung von Berichten im Hinblick auf unterschiedliche Kriterien (Datum, Beträge, …) ermöglicht, wodurch die Ausgaben besser kontrolliert werden können.
  5. Unverzügliches Auffinden von Rechnungsabschriften.
  6. Automatische Buchung der Rechnungen, wodurch die Leistung erhöht und die Fehlerquote erheblich verringert wird.