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KONZEPT: REISEKOSTENMANAGEMENT

Unsere Reisekostenmanagement-Software ermöglicht es unseren Kunden, Quervergleiche mit den von ihren Angestellten im Rahmen ihrer Kostenberichte gemachten Eingaben, mit den vorgelegten Quittungen und Belegen anzustellen, den Ursprung der Kosten zurück zu verfolgen und die Reisekosten als solches analysieren zu können.

VERFAHREN ZUR KONTROLLE DER REISEKOSTEN

Im Rahmen des Verfahrens werden zuerst sämtliche Belege und Quittungen, die mit Reisekosten im Zusammenhang stehen, eingescannt. Nach Digitalisierung der Quittungen können wir bei den jeweiligen Dienstleistungsanbietern entsprechende Rechnungen anfordern und die Steuerbefreiung für unsere Kunden beantragen.

Nach der Digitalisierung der Dokumente überprüfen wir die numerischen Daten sämtlicher Dokumente mithilfe der OCR-Technologie und Überwachung durch einen Mitarbeiter, so dass sich die Quittungen und Belege in Daten verwandeln, die in einer Datenbank bearbeitet und gespeichert werden können.

Letztendlich ist dadurch ein Abgleich zwischen den von den Angestellten bei ihren monatlichen Kostenrechnungen gemachten Angaben und den Daten, die direkt von den als Nachweis für derartige Abrechnungen vorgelegten Quittungen und Belege (Angaben zum Lieferanten/Anbieter, zugehörige Typologie, Fälligkeitsdatum, zugehöriger Betrag) extrahiert wurden, möglich.

VORTEILE DER REISEKOSTENMANAGEMENT-SOFTWARE

Die Analyse von Daten und der Querabgleich mit den digitalisierten Dokumenten stellt nützliche Informationen bereit, die sich in eine Rationalisierung und Reduzierung von Kosten niederschlagen, deckt Betrug auf und beugt ihm vor und ermöglicht eine Identifizierung der für den jeweiligen Kostentyp bedeutendsten Lieferanten, mit denen dann die Einkaufsabteilungen in Kontakt treten können, um günstigere Preise aufgrund ihres Status als herkömmlicher Anbieter/Lieferant auszuhandeln.

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